Информация о порядке аккредитации компаний-партнеров

Аккредитация представителей компаний – партнеров Восточного экономического форума по всем категориям (участники, персонал, водители, транспортные средства) начинается 1 июля 2024 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники – в данном разделе необходимо производить регистрацию представителей вашей компании – пакет «Участник».
• ТС и водители участников – в данном разделе отображаются ТС и водители, зарегистрированные через Личный кабинет участника.
• Аренда транспорта – в данном разделе вы можете арендовать аккредитованный автомобиль с водителем.
• Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.
• Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
• СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.
• Получение аккредитационного пакета – в данном разделе размещена информация и документация для получения аккредитационного пакета.
• Экспорт данных – в данном разделе вы можете выгрузить списки с основной информацией по участникам, персоналу, водителям и ТС в соответствии с периодом аккредитации для сверки данных.
• Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории Восточного экономического форума, а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.

Для доступа на территорию подготовки и проведения Восточного экономического форума (далее – Форум), а также на территорию подготовки и проведения выставки «Улица Дальнего Востока» с 07:00 1 сентября 2024 г. до 08:00 7 сентября 2024 г.* аккредитацию на период Форума проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Форума.

Для доступа в период монтажных работ с 08:00 12 августа 2024 г. до 07:00 1 сентября 2024 г. и в период демонтажных работ с 08:00 7 сентября 2024 г. до 20:00 10 сентября 2024 г.* аккредитацию проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума.

Обращаем ваше внимание на то, что сотруднику, водителю и транспортному средству, аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

* Даты и время могут быть изменены. Пожалуйста, следите за обновлениями на сайте Форума.

СОГЛАСОВАНИЕ КВОТ И ПРИЕМ ЗАЯВОК НА АККРЕДИТАЦИЮ

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

1. Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал по зонам на период Форума и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора) ; поставить печать и подписать у руководителя организации.
2. Заполнить поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных; поставить печать и подписать у руководителя организации. Заполнение указанных документов не требуется, если организация принимала участие в мероприятиях Фонда Росконгресс и передавала оригиналы документов в отдел аккредитации в 2024 г.
3. Передать подписанные документы в отдел аккредитации не позднее 10 июля 2024 г. Обращаем ваше внимание, что открытие Личного кабинета без представления хотя бы одного из перечисленных документов невозможно.
4. Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.
5. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.
6. В Личном кабинете:
   • заполнить регистрационные анкеты на участников;
   • заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
   • загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех участников/стендистов/сотрудников/водителей.

   При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

   Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

7. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.
8. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника, подтвердить участие в Форуме и, если в этом есть необходимость, зарегистрировать водителей и транспортные средства.

ПЕРИОД МОНТАЖА/ДЕМОНТАЖА И ФОРУМА

1. ПРИЕМ ЗАЯВОК НА АККРЕДИТАЦИЮ УЧАСТНИКОВ
   осуществляется до 16 августа 2024 г.
2. ПРИЕМ ЗАЯВОК НА АККРЕДИТАЦИЮ ПЕРСОНАЛА, ВОДИТЕЛЕЙ И ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ
   для доступа в период монтажных/демонтажных работ, проводимых с 12 августа 2024 г., а также в период Форума осуществляется до 18 июля 2024 г.
3. СРОК ОБРАБОТКИ ЗАЯВОК
   составляет не менее 10 дней с даты регистрации.
4. ДОСТУП УЧАСТНИКОВ, ПЕРСОНАЛА, ВОДИТЕЛЕЙ И ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ
   на территорию подготовки и проведения Форума возможен по аккредитационным документам только для заявок со статусом «Обработана». Получение аккредитационных документов производится в центре аккредитации.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1. Фотография и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем участникам, стендистам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума, и являются обязательным условием аккредитации.

Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

• размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
• фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
• расширение файла – JPG или JPEG;
• изображение должно быть анфас, без головного убора;
• изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

• содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации, включая серию и номер документа, кем и когда выдан документ, фотографию;
• скан-копии читаемы без затруднений.

2. Транспортные средства участников – пакет «Участник» (личные или арендованные) регистрируются только из Личного кабинета участника.

3. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как экспонент/сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.

4. Если стендист/сотрудник/водитель / транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.

5. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.

6. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.

7. В случае замены одного стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.

8. Замена или удаление участников/стендистов/сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

9. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться от участия в Форуме в Личном кабинете участника и проинформировать специалиста по аккредитации участников о замене участника.

10. Обращаем ваше внимание, что отправка данных в обработку производится в соответствии с графиком проведения процедуры обработки, а также при наличии загруженных по установленным требованиям в Личном кабинете фотографии и скан-копии документа, удостоверяющего личность. Проверка корректности загруженных документов и данных производится отделом аккредитации в течение 2 рабочих дней с даты подачи заявки.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

Аккредитационные документы для доступа участников

1. Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на Центральной площадке проведения Форума, а также в местах прибытия и размещения.

2. Для получения аккредитационного беджа лично или третьим лицом по доверенности, бедж участника должен быть готов к выдаче. Готовность беджей участников к выдаче отражается в Личном кабинете организации-партнера в разделе «Участники» или в Едином личном кабинете участника.

3. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу. Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:

• свой паспорт;
• оригинал поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинал соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинал доверенности установленного образца;
• список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);
• копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (будут возвращены после выдачи беджей).

Доверенность недействительна без оригиналов поручения на обработку персональных данных и соглашения о конфиденциальности персональных данных, списка участников и копий паспортов всех аккредитуемых участников.

Аккредитационные документы для доступа в период монтажа/демонтажа и Форума

Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на центральной площадке проведения Форума, а также в местах прибытия и размещения.

Выдача временных пропусков на период монтажа/демонтажа, беджей стендистов, сотрудников, водителей и транспортных пропусков осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

Получение АП возможно в центре аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта;
• доверенности;
• оригинала поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинала соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

В случае утери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

График работы центров аккредитации участников

График работы центра аккредитации технического персонала

В целях недопущения распространения новой коронавирусной инфекции Форум пройдет с соблюдением рекомендаций Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Организаторы Форума разрабатывают меры профилактики COVID-19 в тесном сотрудничестве с Роспотребнадзором.

При соблюдении всех мер профилактики посещение Форума будет безопасным для всех.

КОНТАКТЫ

В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте: partners.accreditation@roscongress.org.

В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации:

+7 (812) 930 0705
accredteh@roscongress.org